По-настоящему простой способ справляться с делами

Продолжаем тему прокрастинации. Перевод статьи Скотта Янга.


Автор: Scott Young of ScottHYoung.com 
Публикуется с разрешения автора.

Представьте себе, что уже к полудню вы выполняете дневной объем своей работы. Звучит невероятно, правда? Но ведь так и должно быть. Если исключить всё то время, которое вы прокрастинируете, отвлекаясь на что-либо или теряя темп, то вполне можно до полудня справиться с работой на весь день.

Но сказать легче, чем сделать. Большинство советов по увеличению производительности делятся на два сорта. Это или лозунги вроде "Сделай это прямо сейчас!", которые редко работают в долгосрочной перспективе; или сложные системы вроде GTD (Getting Things Done), которые работают неплохо, но требуют вести десятки списков и быть одержимым в достижении результата.

Я хочу поделиться с вами третьей альтернативой. Подходом, который использует психологию прокрастинации для достижения сосредоточенности, но в то же время является достаточно простым, чтобы не требовать много усилий для его поддержания.

Психология прокрастинации

Прежде чем я расскажу о лекарстве, давайте взглянем на болезнь. Каждый из нас прокрастинирует. Но если спросить почему, большинство пожмут плечами и скажут что-нибудь о недостатке самодисциплины или мотивации.

Может быть, в каких-то случаях это и верно. Но в отношении большинства людей я бы не считал виновником лень или апатию. Вместо этого, я хочу рассказать о некоторых неочевидных причинах прокрастинации, которые, как я обнаружил, создают большие проблемы.

Причина №1. Непонимание, когда нужно остановиться

Когда вы прокрастинируете, речь идет не столько о том, когда начать, сколько о том, когда остановиться.

На первый взгляд, в этом не много смысла. Чтобы что-то закончить, надо что-то начать, а начав, вы перестаете быть прокрастинатором. Но это обманчивая логика.

Основная причина прокрастинации -- это боязнь неограниченных списков дел. В основе лежит стресс, вызванный ощущением, что впереди еще столько работы, что какие бы усилия вы ни прилагали, в краткосрочной перспективе все равно ничего не будет заметно.

Этот стресс можно предупредить, если четко определять конечную точку работы. Когда видна финишная прямая, гораздо легче собраться с силами для предстоящего забега.

Причина №2. Измерение работы в часах, а не в задачах

Измерять работу по затраченным на нее часам, а не по завершенным задачам -- это упрощение, принятое в бухгалтериях индустриальной эпохи. Если же вы трудитесь в области творческой или основанной на знаниях, завершенные дела значат неизмеримо больше, чем просто количество часов, уделенное им.

Здесь работает поговорка "То, что измерено, становится лучше". Когда вы оцениваете работу по количеству часов, вы не будете вкладывать столько же энергии и сосредоточенности, как когда оцениваете по завершенным задачам.

Даже если на работе вы вынуждены трудиться с привязкой ко времени, никто не мешает вам использовать свою личную систему для повышения производительности. Поворот к системе, основанной на задачах, позволит сконцентрироваться на сделанной работе, а не на потреченном времени.

Причина №3. Использование тайм-менеджмента

Одна книга изменила всю мою жизнь. У нее было относительно необычное название, "Сила полной вовлеченности". В ней авторы показали, почему, по их мнению, управление временем является преотвратным способом справляться с делами. Взамен они предложили альтернативу: управление энергией.

Основная идея в том, что именно энергия, а не время, имеет значение при исполнении дел. Достаточно обыденного наблюдения, чтобы осознать, что это правда. Будучи собранным и увлеченным, человек часто выполняет тройной объем работы за тот же период времени. В то время как работать по 16 часов в день вместо 8 -- это лучший способ перегореть.

Под этим углом зрения прокрастинация не всегда является недостатком личности; часто она следствие того, что человек истощен. Если вы построите свою работу как череду всплесков экстремальной производительности, сменяющихся восстановлением энергии, вы будете работать лучше.

По-настоящему простая система повышения производительности

Из этих трех принципов: знать, когда закончить; задачи вместо времени; и управление энергией, мне удалось построить крайне простую систему, позволяющую справляться с делами.

Когда я только начал использовать этот подход, моя производительность возросла вдвое. Прежде чем я приспособился к своему новому уровню производительности, я стал частенько заканчивать еще до полудня дела, требующие раньше целого дня. На данный момент я использую систему уже более трех лет, не испытывая никаких сложностей, и сейчас я поделюсь ею с вами.

Система состоит всего из трех правил:

1. В конце каждой недели заводите новый список дел, озаглавленный "Цели на неделю". Запишите туда всё, что вы хотите выполнить в течение следующих семи дней.
2. Каждый вечер заводите новый список дел, озаглавленный "Цели на день". Перенесите в него из вашего недельного списка и из ежедневного распорядка все задачи, которые вы хотите закончить на следующий день.
3. На протяжении рабочего дня концентрируйтесь только на том, чтобы завершить задачи из дневного списка дел. Представьте себе, что никакой другой работы не существует. Когда вы покончите со списком, до конца дня вы свободны. Добавлять еще работы вам не разрешается.

Три правила и пара списков дел -- до того примитивная система, что легко упустить из виду ее психологическую мощь.

Во-первых, ограничивая выполняемую работу задачами на текущий день, вы, словно лазерный луч, фокусируетесь на том, чтобы  выполнить их все. Понимание, что по окончании вы можете со спокойной совестью отдохнуть, гораздо более мотивирует к усердному труду, чем традиционные системы с неограниченными списками дел.

Во-вторых, список целей на неделю позволяет избежать метапрокрастинации, когда вы сознательно уменьшаете список задач на день, не включая в него важную работу. Кроме того, это помогает свести к минимуму ощущение вины за передышки, поскольку вы понимаете, что не сходите со своей недельной дистанции, даже если в какой-то день вы закончили работу рано.

Наконец, эту систему легко поддерживать. Системы наподобие GTD хороши для гиперорганизованных личностей, но лично я слишком спонтанен, чтобы долго ее придерживаться. Мне нужен был подход, при котором я проводил бы время, концентрируясь на выполняемой работе, а не беспокоясь о том, все ли списки и папочки с перечнем действий я создал.

Можно ли использовать эту систему, работая с 9 до 17?

Для студентов, фрилансеров, предпринимателей или сотрудников с оплатой по результату эта система будет работать так, как и описывалось. Но что если вы не можете просто так закончить свой рабочий день в 14.00, только потому что завершили все цели на день?

Ну, во-первых, ваши работодатели платят вам за то, чтобы вы выполняли работу, а не просто сидели за столом. В бестселлере Тима Ферриса "Четырехчасовая рабочая неделя" он обсуждает множество различных переговорных тактик, в результате которых вы получили бы возможность работать меньше, но с возросшей производительностью. Может быть, это сработает не для каждого, но рассмотреть такой вариант стоит.

Во-вторых, вы можете модифицировать подход, разделив дела на трудные и важные, с одной стороны, и легкие и не такие важные, с другой. Подобно идее Лео о самых важных задачах, вы можете составить свой список дневных целей из трудных и сложных дел, которые вас обычно тянет отложить. Потом, если вы закончите раньше, можете заняться более легкой работой, на которую вы обычно отвлекаетесь.

Напрягайтесь меньше, осуществляйте больше

Когда я начал придерживаться этой систеы, ее неожиданным побочным эффектом стало то, что уровень испытываемого мной напряжения стал снижаться. Оттого что я больше не испытывал вины касательно завершения дневной работы и стал прокрастинировать меньше, большинство стрессов улетучились.

Простые инструменты часто являются и лучшими. Тот, о котором я говорю, можно соорудить из листочка бумаги, карандаша и трех правил. При этом он включает в себя множество приемов против прокрастинации, которые присутствуют в более сложных системах, не требуя придерживаться последних.


Scott Young ведет популярный блог по саморазвитию. Если вам понравилась эта статья, вы можете присоединиться к бесплатной рассылке "Учись быстрей, достигай большего", чтобы получить бесплатную копию его электронной книги по быстрому обучению.